Outlook’ta Otomatik Yanıtlar seçeneğini göremiyorum, ne yapmalıyım?

Önce hesap türünüze bakın. Microsoft’a göre otomatik yanıtlar Gmail, Yahoo ya da diğer POP veya IMAP hesaplarında desteklenmez. Klasik Outlook’ta bu seçenek yoksa Microsoft, bir şablon hazırlayıp kural ile yanıt göndermeyi öneriyor; bunun için Outlook’un açık kalması gerekir.

Otomatik yanıt açıkken bültenlere ve reklamlara da cevap gider mi?

Kuruluşunuzun dışındaki herkese yanıt göndermeyi seçtiyseniz gider. Microsoft bu yüzden dış yanıtları “Yalnızca kişilere yanıt gönder” seçeneğiyle rehberinizdeki kişilerle sınırlamanızı öneriyor.

Asistan müşteriye yanlış bir şey yazarsa ne olur?

Asistan yalnızca görevde kendisine bırakılan soruları yanıtlar ve cevabı sizin verdiğiniz bilgiden, örneğin fiyat listenizden yazar. İade, indirim ya da şikayet gibi kararları bir kişiye bırakır. Gönderdiği her yanıt asistanın sayfasında görünür; teslimden sonraki iki hafta yanıtları sizinle birlikte okuyup görevi düzeltiriz.

Asistan e-postadaki ekleri okur mu?

Okumaz. Asistan e-postanın metnini okur. Sipariş formu ya da fatura gibi ekli bir dosyanın içine bir kişinin bakması gerekir; görevde bu e-postaları size bırakmasını yazarız.

Outlook otomatik yanıt yetmediğinde müşteri e-postaları

Q: Hangi Outlook hesaplarıyla çalışır?

Bir Microsoft 365 iş hesabıyla ya da kişisel bir outlook.com hesabıyla çalışır. Hesabı bir kez, şirketinizin Microsoft yöneticisi olan işletme sahibi bağlar.

Pazartesi sabahı Outlook’u açtığınızda gelen kutusunda hafta sonundan kalan müşteri e-postaları bekler. Biri fiyat sorar, biri siparişinin ne zaman çıkacağını, biri adresinizi, biri de bir şikayet yazar. Bunları tek tek okuyup cevaplamak sabahın ilk saatlerini alır. Çoğu kişi bu noktada “Outlook otomatik yanıt” diye arar ve Microsoft’un iş yeri dışında yanıtlarını bulur.

Outlook’ta otomatik yanıt nasıl ayarlanır?

Microsoft bu özelliği “iş yeri dışında otomatik yanıtlar” diye adlandırır. Açık olduğu sürece size e-posta gönderen kişilere sizin yazdığınız tek bir mesaj gider. Adımlar Outlook sürümüne göre değişir; ayrıntılar Microsoft’un otomatik yanıtlar sayfasında anlatılıyor.

Yeni Outlook’ta Görünüm sekmesinden Ayarlar’ı açın, Hesaplar ve ardından Otomatik Yanıtlar’ı seçin. Web’de Outlook ve outlook.com’da yol Ayarlar, Hesap ve Otomatik yanıtlar şeklindedir.
Otomatik yanıtları açan düğmeyi açın.
Yanıtın kendiliğinden kapanmasını istiyorsanız “Yalnızca belirli bir süre boyunca yanıt gönder” seçeneğini işaretleyip başlangıç ve bitiş saatini girin. Süre girmezseniz yanıtlar siz kapatana kadar açık kalır.
Mesajınızı yazın. İş hesaplarında kuruluş içindeki ve dışındaki kişiler için ayrı mesaj yazabilirsiniz.
Kaydet’i seçin. Klasik Outlook kullanıyorsanız yol Dosya ve Otomatik Yanıtlar’dır; ekranın üstünde Dosya sekmesini görüyorsanız klasik Outlook kullanıyorsunuz demektir.

Microsoft iki konuda uyarır. Otomatik yanıtlar Gmail, Yahoo ya da diğer POP veya IMAP hesaplarında desteklenmez. Kuruluşunuzun dışındaki herkese yanıt göndermeyi seçerseniz bültenlere ve reklam e-postalarına da yanıt gider; bu yüzden Microsoft dış yanıtları “Yalnızca kişilere yanıt gönder” seçeneğiyle rehberinizdeki kişilerle sınırlamanızı önerir.

Outlook kuralları gelen e-postada ne yapabilir?

Kurallar, gelen kutunuza ulaşan e-postada belirli işlemlerin kendiliğinden yapılmasını sağlar. Microsoft’un kurallar sayfasına göre bir kural iletinin önem düzeyini değiştirebilir, onu başka bir klasöre taşıyabilir ya da belirli ölçütlere göre silebilir. Her kuralın bir adı, bir koşulu ve bir eylemi vardır. Yeni Outlook’ta bir iletiye sağ tıklayıp Kurallar menüsünden kural oluşturursunuz.

Renk kategorileri ilgili e-postaları bir bakışta ayırmanızı sağlar. “Teklif”, “Şikayet” ya da “Sipariş” gibi kategorileri iletilere siz atarsınız. Klasik Outlook’ta bir kuralla gelen her iletiye hazır bir şablonla (.oft dosyası) yanıt göndermek de mümkündür. Microsoft’un şablonlu yanıt sayfası bunun için Outlook’u çalışır durumda bırakmanız gerektiğini yazar. Bilgisayar kapandığında şablon yanıtı da durur.

Otomatik yanıt ve kurallar nerede yetmez?

İkisi de sizin önceden yazdığınız koşula ve metne bakar. Müşterinin ne sorduğunu okuyup ona göre farklı bir cevap yazamazlar. Aşağıdaki tablo, ofislerde her gün gelen e-postalarda hangisinin ne kadar iş gördüğünü gösteriyor.

Gelen müşteri e-postalarında otomatik yanıt, kurallar ve asistan
Gelen e-posta	Otomatik yanıt	Outlook kuralları	Asistan
Bir ürünün fiyatını soran müşteri	Önceden yazdığınız aynı mesajı gönderir, fiyatı yazmaz.	Belirlediğiniz koşula göre bir klasöre taşır.	Fiyat listenizden ilgili satırı bulur ve müşteriye cevap yazar.
Çalışma saatini ya da adresi soran müşteri	Mesajınıza bu bilgiyi eklediyseniz size yazan kişilere gönderir.	Şablonlu yanıtla aynı metni gönderebilir, Outlook açık kaldığı sürece.	Soruya göre kısa bir cevap yazar.
Şikayet ya da iade isteği	Aynı genel mesajı gönderir.	Belirlediğiniz ölçüte göre önem düzeyini değiştirir ya da taşır.	Görevde böyle yazıyorsa cevap vermez, kategoriye ayırıp bir kişiye bırakır.
Bülten ve reklam e-postaları	Dış yanıtlar açıksa bunlara da yanıt gider.	Belirlediğiniz koşula göre bir klasöre taşır ya da siler.	Görevdeki kurala göre cevapsız bırakır.
Siparişi ekteki bir dosyayla gönderen müşteri	Aynı genel mesajı gönderir.	Belirlediğiniz koşula göre bir klasöre taşır.	Ekin içini okumaz. Metinden cevaplayamadığı e-postayı bir kişiye bırakır.

Bir asistan Outlook’taki müşteri e-postalarında ne yapar?

yapbi.ai’de bir asistan Outlook hesabınızdaki e-postaları okur, müşteriye yanıt ya da yeni bir e-posta gönderir ve e-postaları kategorilere ayırır. Belirlediğiniz saatlerde çalışır; örneğin her saat başı ya da hafta içi her sabah. E-postanın metnini okur, eklerin içini okumaz. Müşteri bir sipariş formunu PDF olarak gönderdiyse o dosyaya bir kişinin bakması gerekir.

Hangi e-postaya asistanın kendisinin cevap vereceğini, hangisini size bırakacağını görev söyler. Görevi kurulumda sizinle birlikte yazarız. Asistanın gönderdiği her yanıt ve ayırdığı her e-posta kendi sayfasında görünür; ne yaptığını oradan takip edersiniz. Kurulumun nasıl ilerlediği Nasıl çalışır sayfasında anlatılıyor.

Asistan hangi e-postayı yanıtlar, hangisini size bırakır?

Bu ayrımı bir asistan kurmadan önce de yapabilirsiniz. Bir hafta boyunca gelen müşteri e-postalarına bakın ve her birini üç gruptan birine yazın.

Cevabı her seferinde aynı bilgiden çıkan sorular: fiyat, stok, çalışma saati, adres, kargo süresi. Bunlar asistanın yanıtlayabileceği e-postalardır. Cevabın dayandığı bilgiyi (fiyat listesi, kargo kuralları) tek bir dosyada toplayın.
Bir kişinin karar vermesi gereken e-postalar: pazarlık, indirim isteği, iade, şikayet, yeni bir teklif. Asistan bunları yanıtlamaz, “Bakılacak” gibi bir kategoriye ayırır.
Cevap gerektirmeyen e-postalar: bültenler, bildirimler, reklamlar. Bunlar için Outlook kuralları da yeter.

İlk iki grubu görevde açıkça yazın. Asistan bir soruyu yanıtlamak için bilgisi olmadığında size sorar. Bu sorular eksik kalan bilgiyi gösterir.

Örnek: Bir yedek parça satıcısının Outlook gelen kutusu

Bir yedek parça satıcısına her gün fiyat, stok ve kargo soran e-postalar geliyor. Ekibimiz görevi asistana şöyle yazar: her saat başı Outlook’taki yeni müşteri e-postalarını oku. Fiyat, stok ya da kargo soruluyorsa Belgeler’deki güncel fiyat listesine bakıp cevap yaz. İndirim, iade ya da şikayet varsa cevap verme, e-postayı “Bakılacak” kategorisine ayır.

Öğleden önce bir müşteri bir ürünün fiyatını soruyor. Asistan fiyat listesindeki satırı bulur ve müşteriye cevap gönderir. Başka bir müşteri iade istiyor; asistan bu e-postayı “Bakılacak” kategorisine ayırır ve cevap vermez.

Satış sorumlusu öğleden sonra Outlook’ta yalnızca “Bakılacak” kategorisindeki e-postaları açar. Asistanın gönderdiği yanıtları da asistanın sayfasında okur.

Outlook hesabını bağlamak için ne gerekir?

Asistan bir Microsoft 365 iş hesabıyla ya da kişisel bir outlook.com hesabıyla çalışır. Hesabı bir kez, şirketinizin Microsoft yöneticisi olan işletme sahibi bağlar. Bağlantıdan sonra görevi, zamanlamayı ve kategorileri yapbi.ai ekibi kurar.